Hier finden Sie DMS Anbieter - Dokumentenmanagementsystemen für Unternehmen einschließlich technischer Parameter, Kaufkriterien und Anwendungsbereichen.
DMS - für B2B-Kunden
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Unternehmenssoftware, die zur Verwaltung, Speicherung und Verfolgung von elektronischen Dokumenten und Bildern von Papierdokumenten konzipiert ist. Es bietet eine strukturierte Methode zur Organisation von schriftstücken und Rechnungsdokumenten.
Technische Parameter und Kriterien beim Kauf
Beim Kauf eines Dokumentenmanagementsystems sind verschiedene technische Parameter und Kriterien zu berücksichtigen. Hier sind einige davon:
- Integration: Das System sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur und andere Unternehmenssoftware integrieren lassen.
- Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives und benutzerfreundliches Interface ist entscheidend, um die Akzeptanz und Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen.
- Sicherheit: Das System sollte über robuste Sicherheitsfunktionen verfügen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Dokumente zu gewährleisten.
- Skalierbarkeit: Das System sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren.
- Suchfunktionen: Effiziente Suchfunktionen sind entscheidend, um schnell und einfach auf benötigte Dokumente zugreifen zu können.
- Compliance: Das System sollte Compliance-Anforderungen erfüllen, z.B. in Bezug auf Datenschutz und Archivierung.
- Kosteneffizienz: Neben den Anschaffungskosten sollten auch die Betriebskosten und der potenzielle ROI berücksichtigt werden.
Wichtige Spezifikationen und Standards
Einige wichtige Spezifikationen und Standards für Dokumentenmanagementsysteme sind:
- ISO 27001: Dieser Standard legt Anforderungen für Informationssicherheitsmanagementsysteme fest.
- ISO 16175: Dieser Standard bietet Leitlinien für das Management von Informationen und Dokumenten in Organisationen.
- PDF/A: Dieses Format ist ein Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten.
- TIFF: Dieses Format wird häufig für die Speicherung von gescannten Dokumenten verwendet.
Die wichtigsten Hersteller von Dokumentenmanagementsystemen sind: Microsoft, IBM, OpenText, Xerox, Canon, Hyland, M-Files, Laserfiche, DocuWare, Alfresco.
Anwendungsbereiche von Dokumentenmanagementsystemen
Dokumentenmanagementsysteme können in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden. Sie können beispielsweise zur Verwaltung von Rechnungsdokumenten in der Finanzabteilung, zur Verwaltung von Verträgen in der Rechtsabteilung oder zur Verwaltung von technischen Dokumenten in der Produktentwicklungsabteilung verwendet werden.
Durch die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und die Compliance verbessern. Es ermöglicht auch eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, da sie leicht auf benötigte Dokumente zugreifen und diese gemeinsam bearbeiten können.
Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems
Die Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab. Es ist wichtig, die Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens zu analysieren und diese mit den Funktionen und Fähigkeiten der verschiedenen Systeme zu vergleichen. Es kann auch hilfreich sein, Referenzen und Bewertungen zu prüfen und eine Demo oder Testversion des Systems zu verwenden, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.
Ein gut ausgewähltes Dokumentenmanagementsystem kann einen erheblichen Beitrag zur Verbesserung der Produktivität und Effizienz eines Unternehmens leisten. Es ist daher eine Investition, die sorgfältig geprüft und ausgewählt werden sollte.
Angebots-Nr: 10611-v, ixRedaktion